Письмо в отель на английском языке с просьбой подтвердить бронирование. Подтверждение проживания от отеля для получения визы Официальное письмо о бронировании номера в гостинице
Часто для получения туристической визы необходимо предоставить в посольство д окумент об обеспечении проживания во время пребывания на территории страны, в которую едете. Это может быть письмо из отеля на фирменном бланке, со штампом и подписью сотрудника отдела бронирования.
А так как многие туристы не владеют языком иностранными языками, то вы можете воспользоваться примерами писем на английском языке. Обратите внимание, что фамилии и имена вы указываете как в загранпаспорте латинскими буквами. Даты пишите полностью, например, 12 May 2016.
ВАРИАНТ ПИСЬМА №1
Dear Sir / Madame,
I have booked a room in your hotel via booking.com for ______ (пишите свое имя и фамилию) and ______ (пишите свое имя и фамилию второго человека) f rom _______ (дата приезда) to ______ (дата отъезда). Could you, please send me a confirmation of my reservation with stamp and signature by fax _______(пишите номер вашего факса) I have to present this confirmation to the Consular Dept. of the _______(указываете страну посольства, которое выдает визы) Embassy in _______ (пишите город и страну, где находиться посольство) in order to obtain the entry visas.
Please indicate 2 the both names in this reservation confirmation:
_____________ (пишите имена и фамилии двух человек).
Yours faithfully
Ваше имя и фамилия
ВАРИАНТ ПИСЬМА №2
А вот образец письма с просьбой прислать подтверждение бронирования, которое осуществлялось через Booking.com:
Dear Sir/Madam,
I have made a reservation in your hotel via site www.booking .com:
Guestname: _____(пишите свое имя)
Room type: _____(пишите тип своей комнаты, например:Two Bedroom Apartment – for 2 persons (Non-smoking Preference))
Arrival: _____ (дата прибытия)
Departure: _____ (дата выезда)
Total price: ____ – € (сумма)
Could you please send me confirmation of my reservation (with your stamp and signature) by fax ______ (пишите номер вашего факса) and/or (и/или) e-mail _______ (пишите адрес своей электронной почты). I have to present this confirmation to the Consular Dept. of the _______ (указываете название страны в посольство которой вы понесете документ) Embassy in Moscow, Russian Federation in order to obtain the visas.
Если вам нужно, чтобы визы дали вам и еще кому-нибудь кроме вас, кто будет жить с вами в этом номере (муж\жена, ребенок, мама пап и пр.) пишите:
Please indicate names in this reservation confirmation:
_______ (пишите имена и фамилии, номера загранпаспортов)
Если нужно, чтобы стояло только ваше имя пишите:
Please indicate my names in this reservation confirmation:
_______(пишите свое имя, номер загранпаспорта)
Please kindly send the reservation confirmation to fax number: ______ (ваш номер факса) and to my e-mail: ______(ваш мейл)
Thank you for cooperation.
Best regards,
Ваше имя и фамилия
ВАРИАНТ ПИСЬМА №3:
I booked а room in your hotel ______ (пишите название отеля) ( //www.booking.com/ booking number 701.723.011 pin 0842).
I would like to get confirmation of booking by e-mail ________ (пишите адрес своей электронной почты). I need it for the embassy. It must be a scanned copy of booking confirmation sent by e-mail.
Acknowledgement must include the data of booking, date of stay, name, surname and passport of guests, and signature of the employee of the hotel booking and a stamp.
The guests:
________ (пишите имена и фамилии, номера загранпаспортов)
Acknowledgment must include the form of payment for accommodation.
Thank you very much!
Ваше имя и фамилия
Если указываете номер факса, не забудьте написать код страны и города.
Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Поэтому компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.
Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных для подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что в случае, когда в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Данный бланк может носить любое название, например, ваучер или гостиничный чек.
По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим также кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:
- Бланк строгой отчетности в обязательном порядке должен содержать реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
- Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.
Образец квитанции, подтверждающей проживание в гостинице
Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.
Важно отметить, что в случае, когда командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает данные расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС могут возникнуть претензии. В этом случае компания может отстоять свои расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.
В ситуации, когда на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.
Если счета нет
Оплата проживания в гостинице в командировке при отсутствии подтверждающих документов производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.
Отметим, что в Москве данный запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. А у компании должны быть другая документация, подтверждающая командировку сотрудника, например приказ о командировке, проездные документы и т. д.
Оплата гостиницы в командировке на основании справки, полученной по запросу, может быть не принята налоговыми органами. Важно отметить, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания может опротестовать решение налоговых органов.
Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Данное постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.
Также документы о проживании в гостинице могут отсутствовать в случае, когда компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. В данном случае оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.
Можно ли указывать в счете завтрак
В случае если затраты на завтрак указываются в счет отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в расходы на проживание. Подпункт 12, п. 1, ст. 264 НК РФ указывает на то, что к затратам на размещение могут быть отнесены дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.
Также письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, и поэтому может облагаться НДФЛ и страховыми выплатами.
В случае если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы могут начислить НДФЛ на указанную сумму. Страховые взносы в данном случае начислены быть не могут, на что указывают письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985
Другие гостиничные сервисы
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг может потребоваться доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.
Лимиты расходов
Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Но не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудником был превышен лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Подтверждение бронирования (Confirmation reservation)
Подтверждение бронирования – это резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту. В зависимости от наличия свободных мест гостиница делает бронирование и посылает подтверждение о бронировании, содержащее информацию об имени гостя, сроках проживания, категории номера, его цене и дополнительных услугах, которые могут быть забронированы заранее (например, стоимость трансфера, завтрака и т.д.). Текст подтверждения бронирования должен быть отправлен клиенту на фирменном бланке, на котором указывается номер подтверждения заказа, должность и фамилия ответственного лица отдела бронирования, а также прочие реквизиты гостиницы. Подтверждение необходимо для того, чтобы гостиница всегда могла доказать, что заказчик был информирован об условиях бронирования в данном отеле.
Обычно конкретный номер не бронируется, а бронируется лишь категория номера (например, одноместный, люкс, апартаменты и т.п.), но если гость, особенно из числа постоянных или вип-клиентов, предпочитает какой-либо конкретный номер, то его пожелание, как правило, учитывается. В таком случае по возможности следует предоставить клиенту полюбившийся номер.
Гостиницы могут менять политику цен, а также порядок подтверждения бронирования в процессе работы. Официально опубликованные тарифы на размещение могут быть изменены без предупреждения клиента, однако не подлежит изменению стоимость номера, указанная в подтверждении о бронировании. Гостинице следует письменно сообщить клиентам об изменении тарифов на предоставляемые услуги размещения не менее чем за 30 календарных дней до даты введения.
Условия бронирования различны в разных гостиницах. Во избежание недоразумений клиентам при обращении в гостиницу следует подробно разъяснять их.
Категорически запрещается направлять в адрес фирмы клиента бланк подтверждения бронирования, содержащий служебные резолюции, пометки, подписи служащих отдела бронирования или службы продаж.
Клиенты, желающие, чтобы номер был особенным образом подготовлен к заезду, должны сообщить: способ оплаты, имя гостя, имя и адрес того, кто оплачивает дополнительный сервис, подробное описание необходимого: если подарки - то какие, если нужна открытка – то какого содержания, и т.д.
Все дополнительные просьбы должны быть внесены в специальный бланк и обязательно оплачены.
Процесс обработки письма – заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования происходит следующим образом.
1. При получении письма – заявки на размещение сотрудник отдела бронирования заполняет соответствующий бланк (New Reseivation) либо вносит наиболее важные данные из письма – заявки на размещение в журнал резервирования номеров. Далее он регистрирует данную заявку в электронной системе бронирования отеля и присваивает ей порядковый номер. Все бронирования должны быть введены в компьютерную систему в течение 1–2 часов.
На основании введенной информации формируется перспективный график загрузки гостиницы. При регистрации заявки на бронирование особое внимание следует обращать на тип бронирования и форму оплаты. При гарантированном бронировании в заявке должны быть указаны реквизиты платежных документов, гарантирующие получение оплаты за номер при неявке гостя или поздней аннуляции бронирования клиентом (номер кредитной карты клиента или номер банковского перевода). Чем больше информации будет внесено в электронную систему бронирования, тем качественнее и быстрее будет происходить процесс поселения и выписки клиентов.
2. Сотрудник отдела бронирования подготавливает подтверждение бронирования, куда вносятся все необходимые данные. Номером подтверждения (Comfirmation number) будет являться тот же номер, под которым была зарегистрирована заявка на размещение. Как правило, в отелях уже имеются бланки подтверждений заявок на бронирование. Они могут представлять собой бланки, как заложенные в электронную систему бронирования, так и отпечатанные типографским способом. Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение. Основными языками, применяемыми в деловой переписке при бронировании номеров в гостиницах России, являются русский, английский, немецкий, в меньшей степени – французский, испанский и др. языки. Текст подтверждения бронирования во многом зависит от типа бронирования. При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера. Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля. За основу текстов подтверждения можно взять следующие варианты:
За основу подтверждений в части условий и порядка бронирования на английском языке можно взять следующие тексты:
В первом подтверждении речь идет о пока не гарантированном бронировании. Во втором – о гарантированном бронировании.
Кроме условий и порядка бронирования в текстах подтверждений, гостей могут информировать о порядке визовой поддержки, условиях питания, трансфера, времени заезда и расчетного часа в гостинице, а также давать ответы на любые интересующие клиентов вопросы.
- 3. Сотрудник отдела резервирования посылает подтверждение бронирования по номеру факса, указанному в письме – заявке на размещение от компании, фирмы или частного лица. Сотрудник должен убедиться в том, что подтверждение бронирования получено адресатом в полном объеме, без искажений. Подтверждением благополучного получения послания в этом случае будет ответ "ОК" на специальном бланке- рапорте (Transmission control receipt), выдаваемом факсом. В случае получения нечеткого послания (смазанного или нечитабельного текста) факс выдаст ответ Error или Poor line condition. (Ответы факса зависят от модели аппарата и могут быть иными.)
- 4. Все зарегистрированные письма – заявки на размещение, подтверждения бронирования на эти заявки и положительные подтверждения приема факса адресатом сортируются по датам заезда и хранятся в отделе бронирования до момента прибытия гостя в отель. Это необходимо для уточнения деталей размещения при заезде гостя. После отъезда гостей эти
Рис. 10.
документы переходят в архив гостиницы. Это необходимо на случай уточнения каких-либо деталей о проживании клиента в прошлом.
Иногда в бронировании происходят какие-либо изменения. Клиенты не полностью аннулируют заказ, а лишь частично меняют условия. Это касается, прежде всего, сроков проживания, количества персон, категории номера, особых пожеланий гостей. Такие изменения фиксируются сотрудниками отдела бронирования в специальном бланке или делаются пометки в журнале регистрации заявок на размещение.
Все изменения в бронировании должны быть также внесены в компьютерную систему.
Если изменения возможны, то сотрудник отдела бронирования вносит изменения в уже имеющееся подтверждение, корректирует отдельные детали бронирования и высылает в адрес клиента факс с пометкой "переподтверждение" (reservation reconfirmation). На рис. 10 представлен образец текста переподтверждения бронирования.
Сотруднику отдела бронирования следует сообщить об изменениях в те отделы, которых эти изменения касаются. Если бронь невозможно изменить из-за занятости отеля в запрашиваемые даты, то нужно предложить клиенту альтернативные числа и категорию номера, а также спросить, хочет ли он быть включенным в лист ожидания. Листы ожи-
Рис. 11.
дания проверяются ежедневно. Если номера освобождаются, сотрудники отдела бронирования звонят клиентам, внесенным в лист ожидания. Приоритет определяется менеджером отдела. На рис. 11 предлагается образец бланка изменений в бронировании.
Если бронирование невозможно по тем или иным причинам, отдел бронирования высылает официальный отказ в размещении, содержащий извинения, причину отказа, сообщает о периоде улучшения ситуации со свободными номерами и выражает надежду на дальнейшее сотрудничество. Текст такого отказа может выглядеть следующим образом:
Образцы текстов отказа на размещение на английском языке приведены ниже.
Форма учетного документа 3-Г давно недействительна. Гостиницам разрешено использовать самостоятельно разработанный документ, содержащий обязательные реквизиты. Какой документ может подтвердить проживание командированного работника в гостинице?
Из разных гостиниц работники привозят документы различной формы, они не похожи на образец бланка 3-Г, который действовал согласно старым инструкциям. Но все они содержат обязательные реквизиты, которые регламентированы положением о бухгалтерском учете, предъявляемым к первичным документам. Перечень таких реквизитов регламентируется законодательством о ККТ, а не правилами бухгалтерского учета. Только тогда документ может служить оправдательной "первичкой".
Собственные бланки
Организация напомнила о ранее действующем бланке строгой отчетности, применяемом в качестве форм первичного учета для отечественных гостиниц. Однако форма учетного документа 3-Г, утвержденная Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121, уже давно недействительна. Применять ее разрешалось только до 1 декабря 2008 г.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 "О порядке осуществления и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" бланки строгой отчетности в определенных видах услуг, оказываемых населению, утверждают федеральные органы исполнительной власти. В тех сферах услуг населению, где формы первичных документов не утверждаются при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, разрешено использовать самостоятельно разработанный документ . Какого-либо дополнительного утверждения на федеральном уровне формы такого документа при этом не требуется.
Обязательные реквизиты
Разумеется, разработанный бланк должен содержать обязательные реквизиты . В упомянутом выше порядке расчетов с населением без применения ККТ (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечень обязательных реквизитов бланков закреплен в п. 3.
В свою очередь, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязывает применять в качестве оправдательных документов первичные учетные документы, составленные по унифицированным формам. И только, если унифицированных форм нет, разрешено применять собственные формы первички. Обязательные реквизиты для таких документов установлены в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
Однако одно дело соблюдение законодательства о ККТ. Намного проблематичнее бывает обосновать затраты, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Сравним оба перечня обязательных реквизитов, опустив условия для ИП (см. таблицу).
|
Федеральный закон |
Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 |
|
наименование документа |
наименование документа (шестизначный номер и |
|
наименование организации |
Наименование организации; |
|
Место нахождения организации/ответственных |
|
|
ИНН организации |
|
|
вид услуги |
|
|
измерители хозяйственной |
стоимость услуги в денежном выражении |
|
размер оплаты (наличные или с использованием |
|
|
дата документа |
дата документа |
|
Наименование должностей |
Должность, Ф.И.О. лица, оформившего |
|
иные характерные реквизиты |
|
Как видно, требований законодательства о ККТ к разработанным самостоятельно бланкам первичных документов намного больше, чем того требует законодательство о бухгалтерском учете. К примеру, обязательно указание ИНН организации и ее адреса.
Компания считала, что для целей бухгалтерского учета достаточно соблюдать тот минимум обязательных реквизитов для первичных документов, который закреплен в Законе о бухучете. Но в ходе налоговой проверки инспектор отказался учесть расходы в виде оплаты проживания в гостинице командированных сотрудников фирмы, так как документы не содержали всех реквизитов, положенных по нормам, предъявляемым при расчетах с населением без ККТ.
Несмотря на некоторую коллизию в данном вопросе, редакция поддерживает позицию финансистов. Действительно, Налоговый кодекс РФ не содержит указания на вид и форму документа, на основании которого можно принять в расходы проживание своего работника в командировке. Но документ строгой отчетности, который разрешено применять при расчетах по услугам с населением без ККТ, приравнен к кассовому чеку (п. 1 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359). Значит, именно такой документ является обязательным при расчетах с населением и служит оправдательным документом, свидетельствующем о совершении расхода.
Чтобы забронировать номер в отеле напрямую через отель с просьбой подтвердить бронирование через факс или электронную почту для посольства Великобритании, необходимо написать письмо администрации отеля следующего содержания:
Dear Sir / Madame,
I would like to book a double / single room with your hotel for 2 persons (2 people).
The arrival date is ЗДЕСЬ ПИШИМ ДАТУ ПРИБЫТИЯ,
departure А ЗДЕСЬ ДАТУ ОТЪЕЗДА (Please include breakfast)
Please confirm my booking via fax/e-mail: ЗДЕСЬ УКАЗЫВАЕМ НОМЕР ВАШЕГО ФАКСА ИЛИ ВАШ E-MAIL
Such a confirmation of the reservation made is a visa processing requirement in the embassy of ЗДЕСЬ УКАЗЫВАЕМ СТРАНУ, ГДЕ НАХОДИТСЯ ПОСОЛЬСТВО ВЕЛИКОБРИТАНИИ, В КОТОРОМ ВЫ ОФОРМЛЯЕТЕ ВИЗУ
Yours faithfully,
Оригинал письма на русском языке:
Уважаемые господа!
Я хотел (хотела) бы забронировать одноместный/двухместный номер в Вашем отеле для двоих человек.
Дата прибытия …
Отъезд … (включая завтрак)
Прошу подтвердить мой заказ через факс/электронную почту: …
Это нужно для посольства … в …
С наилучшими пожеланиями,
А вот образец письма с просьбой прислать подтверждение бронирования, которое осуществлялось с помощью сайта Booking.com:
Dear Sir / Madame,
I have booked a room in your hotel via booking.com for УКАЗАТЬ ИМЯ И ФАМИЛИЮ ПЕРВОГО ЧЕЛОВЕКА and УКАЗАТЬ ИМЯ И ФАМИЛИЮ ВТОРОГО ЧЕЛОВЕКА from ДАТА ПРИЕЗДА to ДАТА ОТЪЕЗДА. Could you, please send me a confirmation of my reservation with stamp and signature by fax УКАЗАТЬ НОМЕР ВАШЕГО ФАКСА? I have to present this confirmation to the Consular Dept. of the УКАЗАТЬ СТРАНУ ПОСОЛЬСТВА, КОТОРОЕ ВЫДАЕТ ВИЗЫ Embassy in УКАЗАТЬ ГОРОД И СТРАНУ, ГДЕ НАХОДИТСЯ ПОСОЛЬСТВО in order to obtain the entry visas. Please indicate 2 the both names in this reservation confirmation: УКАЗАТЬ ИМЯ И ФАМИЛИЮ 2-Х ЧЕЛОВЕК.
Yours faithfully
СТАВИМ ПОДПИСЬ (ИМЯ И ФАМИЛИЯ)
Еще один образец с запросом на свободные номера и их расценки:
Do you have a place for one night bet УКАЗАТЬ ДАТУ ПРИЕЗДА И ОТЪЕЗДА for 2 people?
What the price for room (all you rooms is beautiful) with double bed and bathroom?
СТАВИМ ПОДПИСЬ (ИМЯ И ФАМИЛИЯ)
А вот образец письма, если вам нужна скидка на номер в отеле, когда специальные цены не распространяются на необходимые даты:
I saw you have special offers. Maybe you can offer to us some nice price to?
Also if you could give me price for 3 night between УКАЗАТЬ ДАТУ ПРИЕЗДА И ОТЪЕЗДА.
I will be happy to pay at advance)
СТАВИМ ПОДПИСЬ (ИМЯ И ФАМИЛИЯ)
Ну, а если у гостиницы нет специальных цен, а скидку хочется, то можно написать так:
Me and my husband looking for nice place to stay for night 2 bet УКАЗАТЬ ДАТУ ПРИЕЗДА И ОТЪЕЗДА for 2 people? Do you have special offers? Maybe you can offer to us some nice price to?